Automatizando e inovando processo de R&S por editais

O Sesc SC é uma entidade privada de cunho social e sem fins lucrativos que atua em todo o território nacional, mas cada Estado gere a sua própria gestão. 

Com mais de 75 anos de história, o Sesc SC promove bem-estar social e qualidade de vida aos trabalhadores do comércio, bens, serviços e turismo, seus familiares, e à sociedade em geral. Sem fins lucrativos, integra com o Sistema Fecomércio, ao lado do Senac, e se destaca como umas das entidades de caráter social mais atuantes em todo o país. 

Estão presentes em 35 cidades, com 33 unidades, nova quadras do projeco Sesc SC Comunidade, três meios de hospedagem, além das redes de escolas, academias, restaurantes, clínicas, teatros, bibliotecas, entre outros espaços. 

Desafios:

Conversamos com a Tatiani, que trabalha no time Seleção e Desenvolvimento do Sesc SC, para entender qual foi a evolução que o time teve nos seus processos de R&S e qual foi o impacto da Plooral na trajetória do negócio.
Como uma instituição sujeita a auditorias e fiscalizações, era essencial para o Sesc SC seguir diretrizes específicas e garantir a igualdade e transparência em todas as etapas do processo seletivo. A instituição optou por fazer um processo seletivo por editais: a principal razão de editais serem criados é passar informações importantes para os candidatos, sendo assim, é preciso apurar dados e processos com tudo que pode ser questionado pelo candidato. 

A empresa sempre teve um alto volume de vagas e candidaturas, o que demanda um alto processo operacional. Por ser um time enxuto composto por três analistas, um assistente e um estagiário, precisavam fazer muitas atividades operacionais. 

Dessa forma, precisavam de uma ferramenta que possibilitasse:

• Dinamicidade e controle de etapas do edital;
• Garantir uma experiência do candidato positiva: transparente e informativa;
• Inovar nos processos de R&S;
• Controle de indicadores das vagas e dos candidatos.
• Otimizar o tempo e automatizar processos;

“Na ferramenta anterior a gente não conseguia medir nada, a gente não tinha indicadores, então era difícil conseguir fazer qualquer tipo de avaliação de melhoria no nosso processo. A gente perdia muito mais tempo, era muito mais engessado, cansativo e moroso” explica Tatiani.

A Plooral tem em sua plataforma, um “Modo Edital”, onde empresas que tem a necessidade de fazer processos seletivos por editais, conseguem utilizá-la, digitalizando e automatizando seu processo seletivo. 

Como funciona o Modo Edital:

O modo edital é uma funcionalidade da Plooral desenvolvida para empresas que utilizam editais em seus processos seletivos. Ele tem como objetivo principal proporcionar transparência em todo o processo de seleção.

Quando uma vaga é criada, todas as etapas e prazos são pré-definidos e tornados públicos. Isso significa que os candidatos têm acesso claro e antecipado a todas as informações relevantes. Para cada etapa do processo seletivo, são estabelecidas datas específicas de encerramento, assim como uma data de encerramento das inscrições. Uma vez que o prazo de inscrições é atingido, a plataforma automaticamente impede o recebimento de novos candidatos e informa aos interessados que a vaga não está mais disponível.

Para auxiliar os candidatos, a descrição da vaga conta com uma linha do tempo que indica o prazo de encerramento de cada etapa. Dessa forma, os participantes podem acompanhar de maneira clara e organizada todo o processo seletivo. Conforme os candidatos avançam nas etapas, a plataforma atualiza automaticamente e publica os nomes daqueles que foram aprovados em cada uma delas.

Um exemplo prático é quando há uma etapa de prova. Nesse caso, a plataforma define uma data específica, como, por exemplo, meio-dia, para a divulgação dos nomes dos aprovados. Assim, os candidatos sabem exatamente quando poderão verificar se avançaram ou não na seleção.

Quando é necessário fazer qualquer alteração em uma das etapas do processo seletivo, a equipe de RH poderá fazer e a errata será automaticamente publicada para todos os aplicantes e candidatos, facilitando o acesso a essa informação de forma simples e rápida.

Ao final do processo seletivo, além de informar os nomes dos selecionados, a plataforma também apresenta aqueles que ficaram na lista de reserva. É importante ressaltar que a vaga continua visível por um determinado período para consulta, garantindo transparência aos participantes e a todos que acompanharam o processo. Dessa forma, é possível verificar quem foi escolhido e aprovado para a vaga.

Em resumo, o modo edital é uma ferramenta que promove transparência, organização e clareza nos processos seletivos. Por meio de etapas e prazos definidos, os candidatos têm acesso a informações precisas, enquanto a plataforma automatiza a publicação dos resultados. Essa abordagem garante igualdade de condições e confiança em todo o processo de seleção.

Implementação da Plataforma

 A implementação da plataforma para o Sesc SC foi uma experiência empolgante e bem-sucedida.

“Nossa equipe estava ansiosa para trabalhar com novas funcionalidades e ficou realmente feliz com a mudança. Não encontramos resistência, pois todos nós desejávamos que desse certo, queríamos transformar e melhorar.”

Desde o início, o time da Plooral e do Sesc SC tiveram reuniões para construir e informar sobre as necessidades específicas.

“A construção dos processos na ferramenta foi tranquila, com a equipe da Plooral compreendendo e se adaptando às necessidades do Sesc SC para o Modo Edital. Houve uma boa adaptação por parte da equipe, que também sugeriu melhorias à medida que experimentava a plataforma. As sugestões foram bem recebidas e a Plooral também contribuiu com ideias para aprimorar o sistema. Mesmo que nem todas as solicitações fossem implementadas imediatamente, houve diálogo constante e suporte da equipe da Plooral.”

Adaptação dos candidatos

“No início, pode ter havido um pouco de resistência por parte dos candidatos, pois tivemos que informar sobre as mudanças na plataforma antiga e no site. Além disso, as equipes responsáveis pelas aberturas de vagas nas unidades tinham muitas dúvidas. No entanto, de modo geral, a transição foi bem-sucedida e a mudança foi recebida com felicidade.

Ao longo do processo, oferecemos suporte e assistência contínuos aos candidatos, o que fortaleceu nossa comunicação. Anteriormente, a comunicação era praticamente manual, exigindo que buscássemos manualmente informações de contato dos candidatos para nos comunicarmos com eles. Agora, na plataforma, a comunicação com os candidatos é direta e rápida. Se eles têm dúvidas, podem entrar em contato direto com a Plooral facilmente por meio do suporte ou de outros canais diretos do Sesc SC. Essa melhoria foi extremamente positiva, pois nos aproximamos mais dos candidatos e aprendemos muito com suas experiências e feedbacks”. 

Solução:

Os principais benefícios que o Sesc SC encontrou na Plooral foram:

• Clareza e padronização: A plataforma proporciona aos candidatos uma visão clara das etapas dos processos seletivos. Todas as vagas são automaticamente divulgadas no site oficial, com informações detalhadas sobre cada oportunidade. Além disso, a apresentação é padronizada, mas adaptada conforme especificidade de cada processo seletivo, garantindo a transparência que os processos seletivos da instituição requerem.  
• Recursos avançados de gestão de candidatos: A plataforma oferece recursos avançados de gestão de candidatos, permitindo uma seleção mais eficiente e assertiva. Os candidatos puderam se inscrever, enviar currículos e participar do processo de seleção de forma digital e integrada.
• Automação dos processos de recrutamento e seleção: A automação dos processos reduziu significativamente o tempo gasto pela equipe de recursos humanos do Sesc SC. Isso liberou os profissionais a se concentrarem em tarefas estratégicas, uma vez que as atividades operacionais foram simplificadas e automatizadas pela plataforma.
• Mensuração de indicadores e feedbacks: A plataforma possibilitou a mensuração de indicadores relacionados aos processos seletivos, fornecendo informações valiosas para análises e tomadas de decisão. Além disso, a ferramenta permitiu coletar feedbacks dos candidatos, proporcionando insights sobre a experiência do candidato e possíveis melhorias nos processos.

O que mudou na experiência do candidato:

Com a Plooral é possível colocar perguntas de filtro, ajustar o questionário e a seção de perguntas frequentes, incluindo as principais dúvidas dos candidatos. A experiência para o candidato se tornou transparente, rápida e ágil. Ele consegue entender o início e término do processo, e todas as etapas, datas e informações são comunicadas automaticamente.

“Atualmente, as pessoas buscam praticidade, rapidez e agilidade. Não querem perder tempo preenchendo inúmeras abas em um site. Quando estão se candidatando, estão participando de outros processos em outras empresas e plataformas. Temos recebido feedbacks muito positivos dos candidatos em relação à funcionalidade, agilidade e transparência da ferramenta“.

Essa ordenação segue uma sequência lógica, começando com a implementação da ferramenta e os benefícios gerais, passando para a percepção das mudanças na experiência do candidato, destacando a capacidade de fazer alterações rápidas e personalizadas, e finalizando com os feedbacks positivos dos candidatos e a satisfação em ver as melhorias sendo implementadas, e o Sesc SC tem conseguido fazer isso continuamente. 

Veja aqui o depoimento: